关于印发《上海外国语大学贤达经济人文学院档案管理办法》的通知

发布者:谭婧来源:校长办公室 发布时间:2018-12-07浏览次数:92

各院、部、处:

现将《上海外国语大学贤达经济人文学院档案管理办法》印发给你们(详见附件)。本办法自发布之日起实施,请遵照执行。

特此通知。

附件:上海外国语大学贤达经济人文学院档案管理办法

 

校长办公室

2017年12月7日

 

 

 

附件:

上海外国语大学贤达经济人文学院

档案管理办法

 第一章 总则

第一条  为了加强我校档案工作,提高各类档案的管理水平,有效地保护和利用档案,为学校各项工作服务,为社会服务。根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《上海市档案条例》、《高等学校档案管理办法》(27号令)、《上海市民办普通高等学校档案管理办法》,结合学校的实际,特制定本办法。

第二条  学校档案是指在办学过程中师生员工从事教学、科研和学校管理等各项活动所形成的有保存价值的各种载体形式的文件材料。

第三条  学校档案工作是办好学校的基础工作之一,是我校各项工作的组成部分,是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校应把档案工作纳入事业发展规划、工作计划,制订有关管理制度,列入有关人员的工作职责和考核范围,并提供条件,落实责任,严格督查,保障档案工作有效开展。

 

第二章 管理体制与职责

    第四条  学校由一位校长分管档案工作,各院部、处、室、中心、馆等部门应当由一位负责人分管本部门的档案工作,并确定兼职档案人员具体负责本部门档案材料的收集、整理和归档工作。

    第五条  学校档案室是主管全校档案工作的职能部门,负责保管和提供利用学校档案,并指导学校各部门档案材料的管理,对所属机构档案工作进行监督和指导。

第六条 学校档案室履行以下工作职责:

(一)宣传和贯彻执行党和国家关于档案工作的法律、法规、方针、政策,规划学校的档案工作。

(二)建立健全并组织实施学校档案工作的规章制度。

(三)指导学校各部门档案材料的收集、整理、归档工作和学校所属机构的档案工作。

(四)对各类档案进行接收、整理、保管、鉴定、统计,确保档案的完整和安全。

(五)负责档案提供利用及相关的服务工作,配合学校中心任务积极开展档案编研工作。

(六)运用先进技术和手段加强档案现代化管理。

(七)组织学校专兼职档案人员的业务培训,开展档案学术研究。

(八)完成校领导交办的其他任务。

第七条  学校各部门档案人员,要配合校档案室宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策、规定及本校的档案工作规章;实施学校档案工作计划、规划;负责本部门形成的档案材料的收集积累,整理、立卷和向校档案室移交档案等工作。

第三章 档案材料管理

    第八条  学校各部门和个人在从事党群、行政、教学、科研、设备、外事、财务等活动中形成的各种载体的文件材料,必须向本部门兼职档案人员移交,经本部门领导审核认定后,对应归档的文件材料进行整理并交学校档案室归档。任何部门和个人不得将属于学校归档范围的材料据为己有。

    第九条  学校的各类档案材料应当由形成或承办部门收集齐全,并按照档案材料的形成规律进行系统整理。

第十条  学校档案材料的归档范围

(一) 党政档案

主要内容包括党政、工会、团委、妇联等组织的各种会议文件、会议记录和纪要,党政部门的工作计划、规划、方案、汇报、总结、领导讲话、会议纪要、规则章程、统计报表等,特别是全局性、综合性的文件材料及上级来文中针对学校的指令性、指导性的文件。

(二)学生档案

主要内容包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登

计表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(三)教学档案

主要内容包括综合管理、学科与实训室建设、招生、学籍管理、课堂教育与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面反映教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的文件材料,特别是教学实践各环节活动中形成的不同载体的文件材料。

(四)科研档案

主要内容包括综合管理、科研准备、科研成果、总结鉴定、申报奖励等方面活动中形成的文件材料。重点是本校承担的科研项目,特别是研究阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

(五)设备档案

主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料,开箱验收、安装调试、运行维修随机图样等文件材料,特别是价值50万元以上的仪器设备项目各环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机技术文件。

(六)外事档案

主要内容包括综合管理材料,本校人员出国(境)与外籍和港澳台专家教师来校在任教、讲学、进修、访问、考察,参加国际会议、国际合作,特别是重大的涉外和国际合作项目等活动中形成的不同载体的文件材料。

(七)财会档案

主要内容包括综合管理文件、会计帐簿、会计报表、工资注册等。

第十一条  学校文件材料的归档时间

(一)党、政部门和能按年度归档的部门,在每年6月底以前完成上一年度各种载体文件材料的归档工作。

(二)教学部门产生的文件材料在次学年寒假前归档。

(三)科研项目文件材料在科研项目完成后及时归档。

(四)设备仪器文件材料在开箱验收登记后及时归档。

(五)财务档案在会计年度终了一年后归档。

第十二条  学校有关部门在组织科研、贵重仪器设备等项目验收、鉴定时,应当通知学校档案室参加,对应归档文件材料进行检查验收,并指导监督有关部门按时做好文件材料的归档工作。凡未经档案人员验收或验收不合格的,或者项目承办部门不按归档将文件材料归档的,项目不予验收、鉴定,不予上报成果、评奖,设备不得进行固定资产登记及财务报销。

第十三条  归档文件材料应当内容完整、书写工整(蓝黑墨水书写),声像清晰、材质优良、格式规范、整理有序,符合有关技术标准和业务规范要求。

第十四条  文件材料移交归档时,归档部门与档案室应当严格办理交接手续。

 

第四章 档案管理

第十五条  档案室应当对保管的档案进行分类、编号、上架排列、编制检索工具。

第十六条  学校应当设置专用的档案库房,配备温湿度调控设施,加强档案防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防有害生物等的安全防护工作。

第十七条  档案室用房应当符合国家有关规定,力求做到库房、阅档室、办公室三分开。

第十八条  学校应当成立档案鉴定工作小组,对超过保管期限的档案及时进行鉴定,对确无继续保存价值的档案经学校主管领导批准后销毁。

第十九条  学校档案室应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析,并编制档案工作统计报表。

第二十条  学校应当积极推进档案室现代化管理,建立档案信息管理系统,逐步实现档案数字化和网络化管理。

第二十一条  学习档案室应积极做好档案的提供利用工作,努力开发档案信息资源,为学校领导、有关部门以及各项工作提供及时、有效的服务。

第二十二条  查阅利用本校档案必须遵循下列规定:

(一)本校人员查阅本人所形成的档案或其他非密级档案时,办理查阅登记手续后,即可查阅。

(二)本校人员查阅其他部门的档案,须经校办主任或档案形成部门领导同意。

(三)本校人员查阅其他保密档案,须经定密单位和校办主任同意,方可查阅。

(四)校外人员前来查阅档案均需持单位介绍信。查阅某些文书档案和要求出具证明材料者,须持基层党委以上党组织开具的介绍信,方可查阅和出具证明。

(五)外国组织或个人利用本校已经开放的档案,应经市有关主管部门介绍和校办主任同意。

(六)利用者要求复印档案等由学校档案室负责办理,并按规定收费。

 

第五章  奖励和处罚

第二十三条  学校应当加强对档案工作的检查考核工作,切实将文件材料归档和档案管理工作作为学校对各部门进行总结、考核、评估的重要内容,对工作成绩突出的部门和人员给予表彰和奖励。

第二十四条  学校档案管理中凡发现违反规定拒绝向档案室移交应当归档的文件材料,涂改、伪造和擅自赠送、出售档案或者泄露档案内容,以及其他档案违法行为,由学校和有关主管部门依法追究当事人的责任。

 

第六章  附则

第二十五条  本办法自发布之日起执行。